Selbstorganisation

4 min.

Summary

Ich werde immer mal wieder angesprochen wie ich denn mich selbst organisiere bzgl. meiner privaten und geschäftlichen Aufgaben und wie ich meine Informationen manage. Dieser Beitrag gibt eine kurze Übersicht über meine Tools und Prinzipien, welche ich tagtäglich anwende.

Aufgabenmanagement

Meine Aufgaben verwalte ich abhängig von meiner Projektumgebung. Bin ich in einem kleineren Team arbeite ich vornehmlich papierbasiert bezüglich meines Aufgabenmanagements. Das Grundprinzip dieses System basiert auf Stephen Coveys Wochenplanung aus [Die 7 Wege zur Effektivität*]. Dies habe ich in dieser Datei angelegt und drucke für jede Woche des Jahres ein DIN A4 Blatt quer aus. Die Blätter lege ich in dem von mir liebevoll konfigurierten Roterfaden-Taschenbegleiter ab. Das hinter der Covey-Vorlage liegende Prinzip ist zuerst die wichtigen Dinge / strategischen Ziele und der damit verbundenen Aufgaben in dem Wochenplan zu notieren (linke Spalte). Termine und die abgeleiteten Aufgaben wanden dann in die Tagesplanung. Wichtig ist dabei mit Bleistift zu arbeiten, denn Umplanung ist öfters gefragt.

Bei größeren Teams arbeite ich dann ausschließlich mit einem elektronischen Aufgabenmanagement-System wie z. B. MS SharePoint (Aufgabenlisten mit MS Office Integration) oder Trello (Kanban Board), denn dort ist die Aufgabendelegation und gegenseitige Transparenz sehr wichtig. Meine persönlichen Aufgaben manage ich dann in Todoist*. Hierbei sind meine Aufgaben auf dem Desktop, dem Tablet und dem Handy ähnlich leicht anzulegen (denn das ist das Wichtigste!). Wenn man erst lange eine App aufmachen muss oder ähnliches dauert es zu lange und der Gedanke ist oft schon verloren. Zu Hause habe ich meine Amazon Echo* mit Todoist verknüpft, sowohl für die Einkaufsliste, als auch vor allem für die Aufgabenliste.

Der Wechsel zwischen papierbasierten und elektronischen Systemen empfinde ich als wohltuend, denn es „reinigt“ den Prozess und fördert das erneute Bewusstmachen der Prinzipien. Generell gilt meine Empfehlung in jedem Falle mit dem papierbasierten System zu starten, denn dort sind die Prinzipien leichter anzuwenden und graphisch auch bewusster (denn die übergreifenden Ziele sind direkt neben den Tagesaufgaben vermerkt).

Dokumentenmanagement

Meine Papierdokumente, welche wichtig sind, scanne ich mit meinem ScanSnap IX500* (s e h r schneller doppelseitiger Mehrblatteinzugsscanner) und lege mit diesem per einmaligen Knopfdruck am Scanner die Dokumente direkt in Evernote* und auch noch in Dropbox* ab. Ich vertraue nicht nur dem proprietären System Evernote (wer weiß schon, ob es diesen Anbieter in 20 Jahren noch gibt), sondern speichere die Dateien auch automatisch lokal und in der Cloud. Vorteil mit dem ScanSnap Scanner ist, dass die Dokumente auch direkt per OCR gescannt werden und daher die abgespeicherten Dokumente direkt per Volltextsuche durchsuchbar sind. Wenn ich unterwegs bin scanne ich die Dokumente auf meinem Handy mit der App Scanbot (ebenfalls mit OCR-Funktion auch für mehrseitige Dokumente) und speichere diese ebenfalls an beiden Stellen ab. Anwendung für das mobile scannen sind meist Garantiebelege beim Einkaufen oder Belege für die Reisekostenabrechnung. Die wichtigen Papierdokumente lege ich klassisch in Ordnern auf, denn ich weiß ja nicht, ob ich im Alter noch Evernote, PC oder ähnliches bedienen kann. Alle nicht wichtigen gescannten Papierdokumente kommen direkt in den Papierkorb.

Für Leute die nicht die doppelte Absicherung wollen, empfehle ich, den Kauf eines Paginierstempels*. Auf jedem Dokument vor dem Scannen die fortlaufende Nummer mit dem Stempel aufbringen, dann die Ablage nach Nummer und nicht nach Themengebiet in Ordnern. Dann ist sichergestellt, dass man möglichst wenige Ordner benötigt und wahrscheinlich das Dokument auch schneller findet (über die fortlaufende Nummer), im Vergleich zu meiner strukturierten Ablage. Wie gesagt, muss man dann immer das Dokument zuerst auf dem PC bzw. in Evernote suchen und dann nach dem Papierdokument anhand der Nummer. Da ich mir nicht gewiss bin, ob ich das immer sicherstellen kann habe ich eine strukturierte Papierablage als Backup, was aber zugegebenermaßen zeitaufwendiger ist.

Wichtige Internetseiten speichere ich ebenfalls in Evernote. Dann habe ich diese mit einer Volltextsuche auch immer im Zugriff. Alternativ nutze ich die App Pocket, wenn ich die Seiten einfach nur kurzfristig abspeichern will, um diese später einmalig zu lesen.

Gedanken sortieren

Um meine Gedanken, auch für derartige Blogartikel zu sortieren benutze ich SimpleMind Pro auf dem Desktop und auf Handy und Tablet. Schön ist, dass man alle Mind Maps dann auf z. B. der Dropbox synchronisieren kann. Besonders schön an SimpleMind finde ich, die völlig freie Positionierung der „Äste“ der Mind Maps. Dies ist bei anderen Mapping-Programmen nicht immer so einfach. Zudem ist der Preis für die Apps akzeptabel.

Eine interessante Kombination aus möglichen Aufgabenmanagementtool und Gedankenstukturierungstool ist workflowy.com* für alle „die in Listen denken“. Hier kann man Meetingminutes, Ideen, Aufgaben und alles weitere (auch im Team teilbar) festhalten. Meiner Meinung nach für die genannten Listendenker das ideale Tool. Auch eine mobile App ist verfügbar.

Meetings und Workshops

Zeitmessung in Meetings und Workshops: Hierbei verwende ich einen echten TimeTimer* oder die Original-App.

Um Sketchnotes nachzuschlagen verwende ich die App „Visual Helferein“ und „Iconfinder“ auch mal in Workshops.

Soweit die Ansätze und Tools, welche ich verwende. Wahrscheinlich habe ich nicht an alles gedacht. Habe ich eine Aufgabenstellung nicht abgedeckt? Dann kommentiere unten und ich ergänze den Beitrag gerne.

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