Vorsprung durch Frühwarnung im Projekt – Teamstimmung als Indikator

3 min.

– Methodischer Umgang mit Emotionen im Projekt –

Summary

Als Projektportfoliomanager möchten Sie in allen Ihren Projekten vollständige Projektaudits vermeiden, um mögliche Abweichungen zu identifizieren. Sie können eine sehr einfache Umfrage verwenden, um Überraschungen zu vermeiden.

Als Projektdirektor oder Projekt-Portfolio-Manager steht Ihnen zusätzlich ein anderes Frühwarnsystem zur Verfügung.

Als Projekt- oder Programmmanager möchten Sie Ihr aktuelles Vorhaben auf sehr einfache Weise mit früheren Projekten vergleichen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Teamstimmung in Projektteams zu festzuhalten. Ich verwende seit einigen Jahren folgenden Ansatz mit zuverlässigen und soliden Ergebnissen.

Dies geschieht systematisch durch das Sammeln von „SmileyPoints“ über ein Online-Befragungstool. Beispiele für kostenlose Tools sind kwiksurveys.com, die kostenlose Version von surveymonkey.com oder Google Forms.

Fragen, die in der Umfrage gesammelt werden sollen

  1. „Wie glücklich bist du über das Programm/Projekt?“ Dann sollte das obige Bild dieser Frage beigefügt werden.
  2. „Was kann Programm-/Projektmanagement zur Verbesserung beitragen?“
  3. „Was kannst du selbst tun, um dich zu verbessern?“
  4. „Rumor Box: Wenn es Gerüchte gibt und du irgendwelche Fragen dazu hast, lass es uns bitte hier wissen, um es zu klären.“

In größeren Programmen können Sie eine Frage hinzufügen, um die Teamzuordnung des Teilnehmers zu identifizieren, um Hinweise auf die Unterschiede zwischen den verschiedenen Teilteams innerhalb des Programms geben zu können.

Die Umfrage sollte jede zweite Woche durchgeführt werden, wenn es sich um längerfristige Projekte oder Programme handelt. Es kann ein guter Trendindikator während des Projektlebenszyklus sein. Die Mindestbeteiligung der Projektmitglieder sollte mindestens 10% aller Projektteammitglieder überschreiten. Weniger wird nicht aussagekräftig. Für kleinere Teams muss eine höhere Mindestteilnehmerzahl erreicht werden.

Ergebnisinterpretationen

Der Durchschnitt (Mittelwert) und die Standardabweichung aller Ergebnisse der Antworten auf Frage Nummer eins gibt Ihnen einen klaren Hinweis auf die Teamstimmung innerhalb des Programmes oder des Projektteams.

Je höher die Standardabweichung aller zu hinterfragenden Werte ist, desto offensichtlicher sind:

  • mangelnde Kommunikation innerhalb des Teams
    (insbesondere von oben nach unten und von unten nach oben)
  • Rollen und Verantwortlichkeiten, die nicht klar definiert oder für das Team nicht transparent sind und
  • der Umfang ist nicht klar definiert oder nicht transparent – zumindest für das erweiterte Team.

Je niedriger der Mittelwert der zu befragenden Ergebnisse ist, desto weniger attraktiv ist das Projekt für die Teammitglieder. Daher ist auch die Begeisterung für das Projekt geringer. In sehr kritischen Projektsituationen (z. B. aufgrund der Arbeitsbelastung nicht erreichbare Work Life Balance) ist der Durchschnitt tendenziell niedrig.

Nun stellt sich die Frage, ob es einen „Korrelation zwischen Standardabweichung und Mittelwert“ gibt? Nicht wirklich in allen Fällen. Die Standardabweichung sollte in einem gut organisierten Programm gering sein. In der gleichen überlasteten Organisation, wenn Dinge wie Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kommunikationskanäle, Umfang gut definiert und für das Team transparent sind, sollte die Standardabweichung noch gering sein.

Die nächste Frage ist, was ist niedrig und was ist hoch“? Eine gute! Die Erfahrung zeigt, dass Werte zwischen +2 und +4 als Durchschnitt bei gut funktionierenden Projekten sehr häufig sind. Natürlich gibt es die Tendenz, dass neue Teammitglieder in einem Projekt ihr persönliches Glück in Bereichen von +6 bis +10 bewerten. Diese Artefakte benötigen eine kritische Masse an Reaktionen, um sich auszugleichen.

Dies unterstützt nicht die Hypothese, dass ein neues Projekt mit neuem Team automatisch einen guten SmileyPoint Durchschnittswert bedeutet. Das gesamte Team beachtet alle Qualitätskriterien des Teams gut, bevor es seine SmileyPunkte vergibt, und im Durchschnitt wird die Bewertung wieder auf den „realen“ Wert gebracht.

Am anderen Ende der SmileyPoint-Skala zeigen niedrige Durchschnittswerte von -6 bis -2 Projekte an, die sich in einem Turnaround-Modus befinden oder zumindest einen Turnaround benötigen. Es müssen sofortige Maßnahmen ergriffen werden.

Für die Standardabweichung kann folgendes Muster identifiziert werden. Werte von 6 zeigen ein massives Defizit an implementierten Strukturen, fehlende Rollendefinitionen oder zumindest Transparenz darüber. Die Kriterien e) bis i) von unten nach oben beeinflussen die Standardabweichung nach meiner Erfahrung. Programme in gutem Zustand zeigen eine Standardabweichung von weniger als 3.

Natürlich ersetzt eine solche Umfrage keine Einzelgespräche und Interviews, aber sie gibt Ihnen einen sehr präzisen, unterstützenden Beweis für Ihre Ergebnisse im Gespräch oder zumindest ein erstes Gefühl, falls Sie überhaupt keinen Kontakt zum Programm hatten.

In einem anderen Beitrag werde ich ein paar Elemente und Ideen auflisten, was zu implementieren ist, um die SmileyPoints in Ihrem Team zu verbessern.

Ihre Kommentare und Teilnahme zur Verbesserung von SmileyPoints

Wenden Sie SmileyPoints aktiv in Ihren Projekten an!

Ihre Kommentare und aktive Teilnahme sind gewünscht. Beides können Sie in folgender Umfrage hinterlegen und Sie werden auf Wunsch über neue Erkenntnisse informiert.

Diese Werte sollten Sie erfassen:

  • Mittelwert- und
  • Standardabweichungen
  • Anzahl der Teilnehmer von der Gesamtzahl der Teammitglieder

aus einigen Ihrer Projekte und Programme. Besonders hilfreich wäre es, wenn Sie einen Auditor oder Ihr persönliches Rating auf der gleichen Skala von unten zu folgenden Themenclustern hinzufügen könnten:
a. Teamstimmung innerhalb des erweiterten Teams
b. Programmkostensituation in guter Verfassung und transparent für das Projektmanagement.
c. Infrastruktur gut ausgebaut (z. B. Drucker, Büroräume)
d. Richtiges Fähigkeiten/Personal an Bord
e. Architektur und Lösung gut definiert
f. ordnungsgemäß angewandte Methoden
(z. B. Projektplanung, Issue- und Risikomanagement)
g. Rollen und Verantwortlichkeiten und Struktur klar definiert
h. Leistungsumfang und Akzeptanz- und Abschlusskriterien klar definiert und transparent
i. Governance klar definiert und etabliert

Bitte nutzen Sie dieses Formular, um Ihr Feedback zur Verbesserung von SmileyPoints einzureichen.

Hier ein Slide Deck zum Thema.

Dieser Beitrag wurde bereits am 23.07.2011 auf GooglePlus veröffentlicht.