Übergabe eines Programmes in 6 Phasen

Sobald Sie ein Programm übergeben, sollten Sie einige Dinge bei der Vorbereitung und Übergabe selbst beachten. Hier hat sich für mich ein 6-Phasen-Ansatz bewährt welcher bei mir immer wieder eingesetzt wird.

1. Preparation (so früh wie möglich!)

  • Abstimmung mit den Stakeholdern
  • Überblick über den Wissenstransfer-Plan
  • Budget für Wissenstransferperiode vereinbaren
  • Suche nach einem Nachfolger und Erhalt der Zustimmung zu einer bestimmten Person von Stakeholdern
  • Endgültiges Startdatum des Nachfolgers bestätigen (Zeitleiste des Wissenstransferplans anpassen)

2. On-Boarding (-3 Wochen)

  • Nachfolger startet im Projekt als zusätzliche Ressource
  • Projektvereinbarung definieren
  • Nachfolger in allen regulären Administrationstätigkeiten wie Zugriffsrechte, Kalendereinladungen, Übergabeprozessdokumentation etc. einbinden
  • Nachfolger im Newsletter vorstellen

3. Shadowing (-2 Wochen)

  • Nachfolger war Ihr bisheriger Stellvertreter, wenn möglich.
  • Der Nachfolger nimmt auch in Ihren besuchten Meetings teil.
  • Der Nachfolger beobachtet alle Ihre Kernaktivitäten.
  • Nachfolger aktualisiert und ändert gemeinsamen Plan für den Wissenstransfer und leitet Aktivitäten ein.

4. Re-Shadowing (-1 Woche)

  • Nachfolger übernimmt Verantwortung
  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch und übergeben Sie ihn an den Nachfolger
  • Der Nachfolger leitet alle Ihre früheren Meetings
  • Der Nachfolger ist für alle Ihre bisherigen Prozesse verantwortlich
  • Stehen Sie zur Verfügung für alle Fragen Ihres Nachfolgers

5. Backup (beginnt mit dem Tag der Übergabe)

  • Weniger Präsenz zeigen, nur an internen Teambesprechungen teilnehmen, aber keine Kundengespräche
  • Seien Sie für jede Hilfe für Ihren Nachfolger da
  • Bereiten Sie sich darauf vor, einige operative Tätigkeiten zu übernehmen um den Nachfolger bei der Einarbeitung zu entlasten
  • Senden Sie alle noch eingehenden Anfragen / Fragen an Ihren Nachfolger

6. Phase Out (+1 Woche)

  • Erledigen Sie alle Off-Boarding-Aktivitäten selbst
  • Projektvereinbarung auflösen
  • Seien Sie da, um Ihrem Nachfolger zu helfen
  • Nehmen Sie keine Betriebsaufgaben mehr an
  • Geben Sie eine Abschiedsparty und verabschieden Sie sich im Newsletter
  • Senden Sie alle noch eingehenden Anfragen / Fragen an Ihren Nachfolger
  • Gehen Sie! (+2 Wochen)

Erfolgsfaktoren für eine ordnungsgemäße Übergabe

  • Binden Sie Kunden und alle Stakeholder frühzeitig ein.
  • Ordnen Sie Prozesse nicht programm- / personenzentriert an, sondern prozess- / verantwortungsszentriert.
    • Seien Sie nicht selbst Single Point of Contact für mehrere Prozesse,
    • Machen Sie stattdessen jedes Ihrer Teammitglieder von Anfang an für einen oder mehrere Prozesse verantwortlich (Management by Objective).
  • Planen und bereiten Sie Ihre Übergabe als eigenes Projekt vor.
  • Erstellung eines Wissenstransferplans, der von allen Beteiligten abgestimmt werden muss.
    • Aufschlüsselung des Wissenstransfers in granulare Aktivitäten (1-3 Stunden).
    • Bitten Sie Ihren Nachfolger, diesen Plan zu pflegen und jede abgeschlossene Aktivität abzuhaken.
    • Behandeln Sie diesen Plan und aktualisieren Sie ihn wie jeden anderen Projektplan.
  • Kommunizieren Sie Ihren Weggang dem gesamten Team spätestens zu Beginn der Wissenstransferphase.
  • Sehen Sie nach erfolgreichem Wissenstransfer eine Backup-Phase vor von bis zu zwei Wochen.
  • Definieren Sie ein klares Übergabedatum im Wissenstransferplan.

Viel Spaß in Ihrem neuen Projekt / Programm!

Projektplanungssoftware – alles nur Mist?!

Summary:
Die Projektplanungs- und Steuerungssoftware nur als visuelle Darstellung des Planungsstandes zu nutzen ist vergeudete Zeit. Einige wenige Tipps sind zu befolgen und MS Project und Co sind auch für die Projektüberwachung und -steuerung sehr sinnvoll einzusetzen.

Ich höre immer wieder von angehenden Projektmanagern, aber auch von erfahrenen Projektmanagern, dass ein Projektsteuerungstool wie z. B. MS Project nicht praktikabel einzusetzen ist. Es sei zu kompliziert und die eigentliche Steuerung sei damit auch nicht wirklich möglich.

Wenn Du folgende Tipps beachtest geht nichts mehr schief:

  • Stelle in den Optionen ein, dass MS Project oder das Tool Deiner Wahl die Planung auf „feste Arbeit“ basiert
  • Die Verfügbarkeiten (Stundenkapazität und Urlaube) der Ressourcen/Qualifikationen müssen im Projektkalender eingetragen werden.
  • Kein manuelles Datum (Termin) setzen, außer Projektstart oder Endtermin.
  • Für jeden Vorgang / Arbeitspaket muss ein Vorgänger (zumindest der Projektstartmeilenstein) und Nachfolger (zumindest der Projektendmeilenstein) eingetragen werden.
  • Keine Dauer eingeben, sondern nur Aufwand für den Vorgang / Arbeitspaket.
  • Für jeden Vorgang sollte nur eine Ressource/Qualifikation eingetragen werden.
  • Den kritisch Pfad im Ablauf- und Terminplan (Gantt) immer anzeigen lassen. Dieser muss durchgängig über die gesamte Projektlaufzeit ohne Unterbrechung angezeigt werden. Ansonsten liegt ein Fehler vor, wie z. B. manuelles Datum gesetzt.
  • Plane nur maximal 2-3 Monate rollierend im Detail (Ressourcen und Aufwände) voraus.

Und das letzte Hemmnis ist dann immer wieder, dass Dein Unternehmen keine MS Project Lizenz für Dich investiert. Dann besorge Dir ProjectLibre als Opensource oder eine andere Freeware.

Besprechungsagenda

Effektive Meetings sind immer eine Herausforderung. Es gibt viele Regeln und Checklisten für Meetings. Aber bis jetzt habe ich noch keine gute Vorlage für eine effektive Meeting-Agenda gefunden.

In meiner täglichen Anwendung habe ich den Bedarf an zwei verschiedenen Agenda-Formaten festgestellt, abhängig von der Dauer der Sitzung oder besser der Anzahl der Agenda-Themen.

Für eine Telefonkonferenz

verwende ich seit Jahren immer das folgende einfache Format (falls nicht viele Themen behandelt werden müssen):

INITIAL SITUATION/AUSGANGSSITUATION
  • Der Projektstatus muss bis Freitag 12:00 Uhr MEZ an Steerco gemeldet werden.
PREPARATION NEEDED / ERFORDERLICHE VORBEREITUNGEN (including owner)
  • Bitte aktualisieren Sie Ihre Arbeitspakete bis Donnerstag 10:00 Uhr CET Server Link (ALLE).
  • Bitte aktualisieren Sie den Status der Aktionspunkte / Server link (ALLE)
  • Berichtsvorlage aktualisieren (ML)
AGENDA
  • Überprüfung von Schnittstellenproblemen zwischen Arbeitspaketen (MW)
  • Abstimmung von Aktionspunkten über Arbeitspakete hinweg (MW)
  • Abstimmung über Teamdiskussionen auf dem Projektserver (ML)
  • Probleme und Risiken, auf die es abzustimmen gilt (ML)
RESULTS EXPECTED OF THE MEETING/ ERWARTETE ERGEBNISSE DES MEETINGS
  • Abgestimmte Sicht auf Projektstatus
NEXT STEPS AFTER THE MEETING/ NÄCHSTE SCHRITTE IM NACHGANG ZUM MEETING
  • Zu konsolidierender Bericht (ML)
  • Bericht zur Überprüfung und Übermittlung an Steerco (MW)

Für Präsenz-Workshops oder längere Telkos

bevorzuge ich das folgende Format:

Berlin, Hauptstr. 14-16, 1.OG, Raum E1.15a, Montag 05. Feb 2018 – CMO FMO Big Picture
Ziel: Gemeinsames Verständnis von CMO und FMO Big Pictures und damit verbundenen Aktivitäten
Ansatz: Time Boxing
Vorbereitung: Präsentation: Serverlink
Materialien: 2 Beamer, Moderationskoffer
Zeit (CET)ThemaHostInput und Vorbereitung erforderlich / VerantwortlicherErgebnis erwartet / VerantwortlicherTeilnehmer
09:30 – 10:00Einführung und Ziel der BesprechungMW Einführung – keine Vorbereitung erforderlich Alle Alle

Vorsprung durch Frühwarnung im Projekt – Teamstimmung als Indikator

– Methodischer Umgang mit Emotionen im Projekt –

Summary

Als Projektportfoliomanager möchten Sie in allen Ihren Projekten vollständige Projektaudits vermeiden, um mögliche Abweichungen zu identifizieren. Sie können eine sehr einfache Umfrage verwenden, um Überraschungen zu vermeiden.

Als Projekt- oder Programmmanager möchten Sie Ihr aktuelles Vorhaben auf sehr einfache Weise mit früheren Projekten vergleichen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Teamstimmung in Projektteams zu festzuhalten. Ich verwende seit einigen Jahren folgenden Ansatz mit zuverlässigen und soliden Ergebnissen.

Dies geschieht systematisch durch das Sammeln von „SmileyPoints“ über ein Online-Befragungstool. Beispiele für kostenlose Tools sind kwiksurveys.com, die kostenlose Version von surveymonkey.com oder Google Forms.

Fragen, die in der Umfrage gesammelt werden sollen

  1. „Wie glücklich bist du über das Programm/Projekt?“ Dann sollte das obige Bild dieser Frage beigefügt werden.
  2. „Was kann Programm-/Projektmanagement zur Verbesserung beitragen?“
  3. „Was kannst du selbst tun, um dich zu verbessern?“
  4. „Rumor Box: Wenn es Gerüchte gibt und du irgendwelche Fragen dazu hast, lass es uns bitte hier wissen, um es zu klären.“

In größeren Programmen können Sie eine Frage hinzufügen, um die Teamzuordnung des Teilnehmers zu identifizieren, um Hinweise auf die Unterschiede zwischen den verschiedenen Teilteams innerhalb des Programms geben zu können.

Die Umfrage sollte jede zweite Woche durchgeführt werden, wenn es sich um längerfristige Projekte oder Programme handelt. Es kann ein guter Trendindikator während des Projektlebenszyklus sein. Die Mindestbeteiligung der Projektmitglieder sollte mindestens 10% aller Projektteammitglieder überschreiten. Weniger wird nicht aussagekräftig. Für kleinere Teams muss eine höhere Mindestteilnehmerzahl erreicht werden.

Ergebnisinterpretationen

Der Durchschnitt (Mittelwert) und die Standardabweichung aller Ergebnisse der Antworten auf Frage Nummer eins gibt Ihnen einen klaren Hinweis auf die Teamstimmung innerhalb des Programmes oder des Projektteams.

Je höher die Standardabweichung aller zu hinterfragenden Werte ist, desto offensichtlicher sind:

  • mangelnde Kommunikation innerhalb des Teams
    (insbesondere von oben nach unten und von unten nach oben)
  • Rollen und Verantwortlichkeiten, die nicht klar definiert oder für das Team nicht transparent sind und
  • der Umfang ist nicht klar definiert oder nicht transparent – zumindest für das erweiterte Team.

Je niedriger der Mittelwert der zu befragenden Ergebnisse ist, desto weniger attraktiv ist das Projekt für die Teammitglieder. Daher ist auch die Begeisterung für das Projekt geringer. In sehr kritischen Projektsituationen (z. B. aufgrund der Arbeitsbelastung nicht erreichbare Work Life Balance) ist der Durchschnitt tendenziell niedrig.

Nun stellt sich die Frage, ob es einen „Korrelation zwischen Standardabweichung und Mittelwert“ gibt? Nicht wirklich in allen Fällen. Die Standardabweichung sollte in einem gut organisierten Programm gering sein. In der gleichen überlasteten Organisation, wenn Dinge wie Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kommunikationskanäle, Umfang gut definiert und für das Team transparent sind, sollte die Standardabweichung noch gering sein.

Die nächste Frage ist, was ist niedrig und was ist hoch“? Eine gute! Die Erfahrung zeigt, dass Werte zwischen +2 und +4 als Durchschnitt bei gut funktionierenden Projekten sehr häufig sind. Natürlich gibt es die Tendenz, dass neue Teammitglieder in einem Projekt ihr persönliches Glück in Bereichen von +6 bis +10 bewerten. Diese Artefakte benötigen eine kritische Masse an Reaktionen, um sich auszugleichen.

Dies unterstützt nicht die Hypothese, dass ein neues Projekt mit neuem Team automatisch einen guten SmileyPoint Durchschnittswert bedeutet. Das gesamte Team beachtet alle Qualitätskriterien des Teams gut, bevor es seine SmileyPunkte vergibt, und im Durchschnitt wird die Bewertung wieder auf den „realen“ Wert gebracht.

Am anderen Ende der SmileyPoint-Skala zeigen niedrige Durchschnittswerte von -6 bis -2 Projekte an, die sich in einem Turnaround-Modus befinden oder zumindest einen Turnaround benötigen. Es müssen sofortige Maßnahmen ergriffen werden.

Für die Standardabweichung kann folgendes Muster identifiziert werden. Werte von 6 zeigen ein massives Defizit an implementierten Strukturen, fehlende Rollendefinitionen oder zumindest Transparenz darüber. Die Kriterien e) bis i) von unten nach oben beeinflussen die Standardabweichung nach meiner Erfahrung. Programme in gutem Zustand zeigen eine Standardabweichung von weniger als 3.

Natürlich ersetzt eine solche Umfrage keine Einzelgespräche und Interviews, aber sie gibt Ihnen einen sehr präzisen, unterstützenden Beweis für Ihre Ergebnisse im Gespräch oder zumindest ein erstes Gefühl, falls Sie überhaupt keinen Kontakt zum Programm hatten.

In einem anderen Beitrag werde ich ein paar Elemente und Ideen auflisten, was zu implementieren ist, um die SmileyPoints in Ihrem Team zu verbessern.

Ihre Kommentare und Teilnahme zur Verbesserung von SmileyPoints

Wenden Sie SmileyPoints aktiv in Ihren Projekten an!

Ihre Kommentare und aktive Teilnahme sind gewünscht. Beides können Sie in folgender Umfrage hinterlegen und Sie werden auf Wunsch über neue Erkenntnisse informiert.

Diese Werte sollten Sie erfassen:

  • Mittelwert- und
  • Standardabweichungen
  • Anzahl der Teilnehmer von der Gesamtzahl der Teammitglieder

aus einigen Ihrer Projekte und Programme. Besonders hilfreich wäre es, wenn Sie einen Auditor oder Ihr persönliches Rating auf der gleichen Skala von unten zu folgenden Themenclustern hinzufügen könnten:
a. Teamstimmung innerhalb des erweiterten Teams
b. Programmkostensituation in guter Verfassung und transparent für das Projektmanagement.
c. Infrastruktur gut ausgebaut (z. B. Drucker, Büroräume)
d. Richtiges Fähigkeiten/Personal an Bord
e. Architektur und Lösung gut definiert
f. ordnungsgemäß angewandte Methoden
(z. B. Projektplanung, Issue- und Risikomanagement)
g. Rollen und Verantwortlichkeiten und Struktur klar definiert
h. Leistungsumfang und Akzeptanz- und Abschlusskriterien klar definiert und transparent
i. Governance klar definiert und etabliert

Bitte nutzen Sie dieses Formular, um Ihr Feedback zur Verbesserung von SmileyPoints einzureichen.

Hier ein Slide Deck zum Thema.

Dieser Beitrag wurde bereits am 23.07.2011 auf GooglePlus veröffentlicht.