Projektplanungssoftware – alles nur Mist?!

Summary:
Die Projektplanungs- und Steuerungssoftware nur als visuelle Darstellung des Planungsstandes zu nutzen ist vergeudete Zeit. Einige wenige Tipps sind zu befolgen und MS Project und Co sind auch für die Projektüberwachung und -steuerung sehr sinnvoll einzusetzen.

Ich höre immer wieder von angehenden Projektmanagern, aber auch von erfahrenen Projektmanagern, dass ein Projektsteuerungstool wie z. B. MS Project nicht praktikabel einzusetzen ist. Es sei zu kompliziert und die eigentliche Steuerung sei damit auch nicht wirklich möglich.

Wenn Du folgende Tipps beachtest geht nichts mehr schief:

  • Stelle in den Optionen ein, dass MS Project oder das Tool Deiner Wahl die Planung auf „feste Arbeit“ basiert
  • Die Verfügbarkeiten (Stundenkapazität und Urlaube) der Ressourcen/Qualifikationen müssen im Projektkalender eingetragen werden.
  • Kein manuelles Datum (Termin) setzen, außer Projektstart oder Endtermin.
  • Für jeden Vorgang / Arbeitspaket muss ein Vorgänger (zumindest der Projektstartmeilenstein) und Nachfolger (zumindest der Projektendmeilenstein) eingetragen werden.
  • Keine Dauer eingeben, sondern nur Aufwand für den Vorgang / Arbeitspaket.
  • Für jeden Vorgang sollte nur eine Ressource/Qualifikation eingetragen werden.
  • Den kritisch Pfad im Ablauf- und Terminplan (Gantt) immer anzeigen lassen. Dieser muss durchgängig über die gesamte Projektlaufzeit ohne Unterbrechung angezeigt werden. Ansonsten liegt ein Fehler vor, wie z. B. manuelles Datum gesetzt.
  • Plane nur maximal 2-3 Monate rollierend im Detail (Ressourcen und Aufwände) voraus.

Und das letzte Hemmnis ist dann immer wieder, dass Dein Unternehmen keine MS Project Lizenz für Dich investiert. Dann besorge Dir ProjectLibre als Opensource oder eine andere Freeware.