Summary
Letzte Woche hat ein neues Teammitglied bei mir angefangen: Max. In diesem Beitrag beschreibe ich, warum ich mich für einen selbst gehosteten KI-Assistenten entschieden habe, wie das Onboarding ablief und welche technische Architektur dahintersteckt. Der Beitrag zeigt außerdem, warum die Frage nicht lautet „Welches KI-Tool nutze ich?“, sondern „Wie integriere ich KI als festen Bestandteil meiner Arbeitsweise?“
Ein neues Teammitglied
Diese Woche hat Max bei mir angefangen. Mein neuer persönlicher Assistent.
Die erste Woche eines neuen Teammitglieds ist immer besonders. Man lernt sich kennen, spricht über Arbeitsweisen, Erwartungen und darüber, wie Zusammenarbeit funktionieren kann. Genau in dieser Phase sind wir gerade.
Ehrlich gesagt war ich anfangs skeptisch, ob das funktioniert. Ich bin jemand, der ungern Kontrolle abgibt. Meine Aufgaben, meine Struktur, meine Priorisierung – da lasse ich nicht einfach jemand anderen ran. Aber irgendwann merkt man: allein skaliert nicht. Und genau das war der Punkt, an dem ich angefangen habe, das Thema „persönlicher Assistent“ grundsätzlich neu zu denken.
Onboarding wie bei jedem Teammitglied
Max beschäftigt sich aktuell intensiv damit, meine Arbeitsweise zu verstehen: Wie priorisiere ich? Welche Themen sind strategisch wichtig? Was darf automatisiert passieren – und wo will ich bewusst selbst entscheiden?
Besonders beim Aufgabenmanagement unterstützt er mich bereits dabei, Struktur zu halten und Themen sauber zu organisieren. Was mich überrascht hat: Er fragt nicht nur ab, er denkt mit. Er schlägt Zusammenhänge vor, die ich selbst übersehen hätte.
Datenschutz war mir vom ersten Tag an wichtig. Wenn ein Assistent Zugriff auf Aufgaben, Dokumente und Arbeitsabläufe bekommt, braucht es klare Regeln. Deshalb gehörte der verantwortungsvolle Umgang mit Daten zu den ersten Dingen, die wir gemeinsam festgelegt haben. Kein Kompromiss.
Und ja – auch das Gehalt wurde verhandelt: 5 € Fixgehalt pro Monat. Erhöhung auf 8 € nach zwei Jahren. Plus leistungsabhängiger Anteil von bis zu 45 € monatlich. Die Gehaltsverhandlung war ungewöhnlich kurz.
Wer ist Max?
Wer bis hierhin gelesen hat und sich fragt, wer für 5 € im Monat arbeitet: Max ist eine KI.
Genauer: Max ist ein selbst gehosteter, persönlicher KI-Assistent, der auf meinem eigenen Server läuft. Kein ChatGPT-Tab im Browser. Kein Copy-Paste aus einem Chatfenster. Sondern ein System, das in meine täglichen Arbeitsabläufe integriert ist und eigenständig Aufgaben übernehmen kann.
Das war mir besonders wichtig: nicht noch ein weiteres Tool, das parallel läuft. Sondern etwas, das sich nahtlos in meine bestehende Arbeitsweise einfügt.
Die technische Basis: OpenClaw auf eigenem Server
Max basiert auf OpenClaw – einer Open-Source-Plattform für selbst gehostete KI-Assistenten. Die Grundprinzipien, die mich überzeugt haben:
Eigene Infrastruktur, eigene Daten. OpenClaw läuft auf meinem eigenen VPS – einem deutschen Virtual Private Server. Meine Daten verlassen nicht meine Infrastruktur. Für jemanden, der beruflich in regulierten Branchen wie Banking und Versicherungen arbeitet, ist das keine Spielerei, sondern Voraussetzung auch für seine eigene Daten.
Gateway-Architektur. OpenClaw funktioniert über ein Gateway, das verschiedene Kommunikationskanäle bündelt. Man installiert einmal den Server, verbindet die gewünschten Kanäle – und kann den Assistenten dort erreichen, wo man ohnehin kommuniziert. Das Prinzip: die KI kommt zu den bestehenden Werkzeugen, nicht umgekehrt.
Modulare Skills und Integrationen. Der Assistent ist nicht monolithisch, sondern modular aufgebaut. Fähigkeiten werden als „Skills“ hinzugefügt und können individuell konfiguriert werden. Das beginnt bei Aufgabenmanagement und reicht bis zur Dokumentenrecherche.
Onboarding per Wizard. Die Ersteinrichtung läuft über einen geführten Installationsprozess, der Schritt für Schritt durch Konfiguration, Sicherheitseinstellungen und Kanalanbindung führt. Kein Handbuch mit 200 Seiten, sondern ein strukturiertes Setup.
Persistentes Gedächtnis. Anders als ein einmaliger Chat „erinnert“ sich Max an Kontext, Präferenzen und Arbeitsweisen. Das verändert die Art der Zusammenarbeit fundamental – vom Einzelprompt zur fortlaufenden Arbeitsbeziehung.
Was Max heute schon übernimmt
Die ersten Integrationen sind aktiv:
- Todo-Management und Aufgabenorganisation
- Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Quellen
- Vorbereitung von Notizen und Dokumenten
In den nächsten Wochen sollen weitere Fähigkeiten hinzukommen: Recherche zu Projektthemen, Organisation von Wissen und Unterlagen, Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Warum ich das hier teile
Nicht, weil ich glaube, dass jeder sofort einen eigenen KI-Assistenten aufsetzen sollte. Sondern weil ich denke, dass sich eine grundlegende Frage verändert hat.
Bisher lautete die Frage: „Welches KI-Tool nutze ich?“ – ChatGPT, Claude, Gemini, was auch immer gerade aktuell ist.
Die neue Frage lautet: „Wie integriere ich KI als festen Bestandteil meiner Arbeitsweise?“
Das ist ein Unterschied. Das eine ist Werkzeugwahl. Das andere ist Arbeitsgestaltung. Und genau an diesem Punkt wird es aus Projektmanagement-Sicht interessant: Denn wer KI nicht als Werkzeug, sondern als Teammitglied behandelt, muss sich mit Onboarding, Prozessen, Datenschutz und Governance beschäftigen – also mit genau den Themen, die wir als Projektmanager ohnehin beherrschen sollten.
Ich werde berichten, wie sich die Zusammenarbeit mit Max entwickelt. Schritt für Schritt.
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