Summary
Sobald Sie ein Programm übergeben, sollten Sie einige Dinge bei der Vorbereitung und Übergabe selbst beachten. Hier hat sich für mich ein 6-Phasen-Ansatz bewährt welcher bei mir immer wieder eingesetzt wird.
1. Preparation (so früh wie möglich!)
- Abstimmung mit den Stakeholdern
- Überblick über den Wissenstransfer-Plan
- Budget für Wissenstransferperiode vereinbaren
- Suche nach einem Nachfolger und Erhalt der Zustimmung zu einer bestimmten Person von Stakeholdern
- Endgültiges Startdatum des Nachfolgers bestätigen (Zeitleiste des Wissenstransferplans anpassen)
2. On-Boarding (-3 Wochen)
- Nachfolger startet im Projekt als zusätzliche Ressource
- Projektvereinbarung definieren
- Nachfolger in allen regulären Administrationstätigkeiten wie Zugriffsrechte, Kalendereinladungen, Übergabeprozessdokumentation etc. einbinden
- Nachfolger im Newsletter vorstellen
3. Shadowing (-2 Wochen)
- Nachfolger war Ihr bisheriger Stellvertreter, wenn möglich.
- Der Nachfolger nimmt auch in Ihren besuchten Meetings teil.
- Der Nachfolger beobachtet alle Ihre Kernaktivitäten.
- Nachfolger aktualisiert und ändert gemeinsamen Plan für den Wissenstransfer und leitet Aktivitäten ein.
4. Re-Shadowing (-1 Woche)
- Nachfolger übernimmt Verantwortung
- Räumen Sie Ihren Schreibtisch und übergeben Sie ihn an den Nachfolger
- Der Nachfolger leitet alle Ihre früheren Meetings
- Der Nachfolger ist für alle Ihre bisherigen Prozesse verantwortlich
- Stehen Sie zur Verfügung für alle Fragen Ihres Nachfolgers
5. Backup (beginnt mit dem Tag der Übergabe)
- Weniger Präsenz zeigen, nur an internen Teambesprechungen teilnehmen, aber keine Kundengespräche
- Seien Sie für jede Hilfe für Ihren Nachfolger da
- Bereiten Sie sich darauf vor, einige operative Tätigkeiten zu übernehmen um den Nachfolger bei der Einarbeitung zu entlasten
- Senden Sie alle noch eingehenden Anfragen / Fragen an Ihren Nachfolger
6. Phase Out (+1 Woche)
- Erledigen Sie alle Off-Boarding-Aktivitäten selbst
- Projektvereinbarung auflösen
- Seien Sie da, um Ihrem Nachfolger zu helfen
- Nehmen Sie keine Betriebsaufgaben mehr an
- Geben Sie eine Abschiedsparty und verabschieden Sie sich im Newsletter
- Senden Sie alle noch eingehenden Anfragen / Fragen an Ihren Nachfolger
- Gehen Sie! (+2 Wochen)
Erfolgsfaktoren für eine ordnungsgemäße Übergabe
- Binden Sie Kunden und alle Stakeholder frühzeitig ein.
- Ordnen Sie Prozesse nicht programm- / personenzentriert an, sondern prozess- / verantwortungsszentriert.
- Seien Sie nicht selbst Single Point of Contact für mehrere Prozesse,
- Machen Sie stattdessen jedes Ihrer Teammitglieder von Anfang an für einen oder mehrere Prozesse verantwortlich (Management by Objective).
- Planen und bereiten Sie Ihre Übergabe als eigenes Projekt vor.
- Erstellung eines Wissenstransferplans, der von allen Beteiligten abgestimmt werden muss.
- Aufschlüsselung des Wissenstransfers in granulare Aktivitäten (1-3 Stunden).
- Bitten Sie Ihren Nachfolger, diesen Plan zu pflegen und jede abgeschlossene Aktivität abzuhaken.
- Behandeln Sie diesen Plan und aktualisieren Sie ihn wie jeden anderen Projektplan.
- Kommunizieren Sie Ihren Weggang dem gesamten Team spätestens zu Beginn der Wissenstransferphase.
- Sehen Sie nach erfolgreichem Wissenstransfer eine Backup-Phase vor von bis zu zwei Wochen.
- Definieren Sie ein klares Übergabedatum im Wissenstransferplan.
Viel Spaß in Ihrem neuen Projekt / Programm!