Summary
Effektive Meetings sind immer eine Herausforderung. Es gibt viele Regeln und Checklisten für Meetings. Aber bis jetzt habe ich noch keine gute Vorlage für eine effektive Meeting-Agenda gefunden.
In meiner täglichen Anwendung habe ich den Bedarf an zwei verschiedenen Agenda-Formaten festgestellt, abhängig von der Dauer der Sitzung oder besser der Anzahl der Agenda-Themen.
Für eine Telefonkonferenz
verwende ich seit Jahren immer das folgende einfache Format (falls nicht viele Themen behandelt werden müssen):
INITIAL SITUATION/AUSGANGSSITUATION
- Der Projektstatus muss bis Freitag 12:00 Uhr MEZ an Steerco gemeldet werden.
PREPARATION NEEDED / ERFORDERLICHE VORBEREITUNGEN (including owner)
- Bitte aktualisieren Sie Ihre Arbeitspakete bis Donnerstag 10:00 Uhr CET Server Link (ALLE).
- Bitte aktualisieren Sie den Status der Aktionspunkte / Server link (ALLE)
- Berichtsvorlage aktualisieren (ML)
AGENDA
- Überprüfung von Schnittstellenproblemen zwischen Arbeitspaketen (MW)
- Abstimmung von Aktionspunkten über Arbeitspakete hinweg (MW)
- Abstimmung über Teamdiskussionen auf dem Projektserver (ML)
- Probleme und Risiken, auf die es abzustimmen gilt (ML)
RESULTS EXPECTED OF THE MEETING/ ERWARTETE ERGEBNISSE DES MEETINGS
- Abgestimmte Sicht auf Projektstatus
NEXT STEPS AFTER THE MEETING/ NÄCHSTE SCHRITTE IM NACHGANG ZUM MEETING
- Zu konsolidierender Bericht (ML)
- Bericht zur Überprüfung und Übermittlung an Steerco (MW)
Für Präsenz-Workshops oder längere Telkos
bevorzuge ich das folgende Format:
Berlin, Hauptstr. 14-16, 1.OG, Raum E1.15a, Montag 05. Feb 2018 – CMO FMO Big Picture
Ziel: Gemeinsames Verständnis von CMO und FMO Big Pictures und damit verbundenen Aktivitäten
Ansatz: Time Boxing
Vorbereitung: Präsentation: Serverlink
Materialien: 2 Beamer, Moderationskoffer
| Zeit (CET) | Thema | Host | Input und Vorbereitung erforderlich / Verantwortlicher | Ergebnis erwartet / Verantwortlicher | Teilnehmer |
| 09:30 – 10:00 | Einführung und Ziel der Besprechung | MW | Einführung – keine Vorbereitung erforderlich | Alle | Alle |
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