Summary
Effektive Meetings sind immer eine Herausforderung. Es gibt viele Regeln und Checklisten für Meetings. Aber bis jetzt habe ich noch keine gute Vorlage für eine effektive Meeting-Agenda gefunden.
In meiner täglichen Anwendung habe ich den Bedarf an zwei verschiedenen Agenda-Formaten festgestellt, abhängig von der Dauer der Sitzung oder besser der Anzahl der Agenda-Themen.
Für eine Telefonkonferenz
verwende ich seit Jahren immer das folgende einfache Format (falls nicht viele Themen behandelt werden müssen):
INITIAL SITUATION/AUSGANGSSITUATION
- Der Projektstatus muss bis Freitag 12:00 Uhr MEZ an Steerco gemeldet werden.
PREPARATION NEEDED / ERFORDERLICHE VORBEREITUNGEN (including owner)
- Bitte aktualisieren Sie Ihre Arbeitspakete bis Donnerstag 10:00 Uhr CET Server Link (ALLE).
- Bitte aktualisieren Sie den Status der Aktionspunkte / Server link (ALLE)
- Berichtsvorlage aktualisieren (ML)
AGENDA
- Überprüfung von Schnittstellenproblemen zwischen Arbeitspaketen (MW)
- Abstimmung von Aktionspunkten über Arbeitspakete hinweg (MW)
- Abstimmung über Teamdiskussionen auf dem Projektserver (ML)
- Probleme und Risiken, auf die es abzustimmen gilt (ML)
RESULTS EXPECTED OF THE MEETING/ ERWARTETE ERGEBNISSE DES MEETINGS
- Abgestimmte Sicht auf Projektstatus
NEXT STEPS AFTER THE MEETING/ NÄCHSTE SCHRITTE IM NACHGANG ZUM MEETING
- Zu konsolidierender Bericht (ML)
- Bericht zur Überprüfung und Übermittlung an Steerco (MW)
Für Präsenz-Workshops oder längere Telkos
bevorzuge ich das folgende Format:
Berlin, Hauptstr. 14-16, 1.OG, Raum E1.15a, Montag 05. Feb 2018 – CMO FMO Big Picture
Ziel: Gemeinsames Verständnis von CMO und FMO Big Pictures und damit verbundenen Aktivitäten
Ansatz: Time Boxing
Vorbereitung: Präsentation: Serverlink
Materialien: 2 Beamer, Moderationskoffer
| Zeit (CET) | Thema | Host | Input und Vorbereitung erforderlich / Verantwortlicher | Ergebnis erwartet / Verantwortlicher | Teilnehmer |
| 09:30 – 10:00 | Einführung und Ziel der Besprechung | MW | Einführung – keine Vorbereitung erforderlich | Alle | Alle |
| … | … | … | … | … | … |
Die Agenda mit KI entwickeln
Seit einiger Zeit bereite ich Agenden nicht mehr allein mit der Vorlage vor, sondern lasse sie mir von einem KI-Baustein im Dialog entwickeln. Er fragt nach Anlass, Ziel, Teilnehmerkreis, Dauer und Format, weist auf typische Planungsfehler hin (zu viele Themen für die Zeit, fehlende Entscheidungsträger, zu große Runde für ein Arbeitsformat) und liefert am Ende eine Management-Version auf einer Seite sowie die detaillierte Agenda mit Timebox. Bei hybriden Formaten fragt er ausdrücklich, wie die Remote-Teilnehmenden gleichberechtigt beteiligt werden.
Der Baustein liegt offen auf GitHub: github.com/MarcWidmann/acamo-pm-skills
So verwenden Sie ihn: Datei SKILL.md öffnen, den Text unterhalb des Blocks zwischen den drei Bindestrichen kopieren und in ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot als ersten Prompt einfügen. Danach beantworten Sie die Fragen. Wer Claude Code nutzt, installiert das Repository direkt als Skill.