Besprechungsagenda

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Summary

Effektive Meetings sind immer eine Herausforderung. Es gibt viele Regeln und Checklisten für Meetings. Aber bis jetzt habe ich noch keine gute Vorlage für eine effektive Meeting-Agenda gefunden.

In meiner täglichen Anwendung habe ich den Bedarf an zwei verschiedenen Agenda-Formaten festgestellt, abhängig von der Dauer der Sitzung oder besser der Anzahl der Agenda-Themen.

Für eine Telefonkonferenz

verwende ich seit Jahren immer das folgende einfache Format (falls nicht viele Themen behandelt werden müssen):

INITIAL SITUATION/AUSGANGSSITUATION
  • Der Projektstatus muss bis Freitag 12:00 Uhr MEZ an Steerco gemeldet werden.
PREPARATION NEEDED / ERFORDERLICHE VORBEREITUNGEN (including owner)
  • Bitte aktualisieren Sie Ihre Arbeitspakete bis Donnerstag 10:00 Uhr CET Server Link (ALLE).
  • Bitte aktualisieren Sie den Status der Aktionspunkte / Server link (ALLE)
  • Berichtsvorlage aktualisieren (ML)
AGENDA
  • Überprüfung von Schnittstellenproblemen zwischen Arbeitspaketen (MW)
  • Abstimmung von Aktionspunkten über Arbeitspakete hinweg (MW)
  • Abstimmung über Teamdiskussionen auf dem Projektserver (ML)
  • Probleme und Risiken, auf die es abzustimmen gilt (ML)
RESULTS EXPECTED OF THE MEETING/ ERWARTETE ERGEBNISSE DES MEETINGS
  • Abgestimmte Sicht auf Projektstatus
NEXT STEPS AFTER THE MEETING/ NÄCHSTE SCHRITTE IM NACHGANG ZUM MEETING
  • Zu konsolidierender Bericht (ML)
  • Bericht zur Überprüfung und Übermittlung an Steerco (MW)

Für Präsenz-Workshops oder längere Telkos

bevorzuge ich das folgende Format:

Berlin, Hauptstr. 14-16, 1.OG, Raum E1.15a, Montag 05. Feb 2018 – CMO FMO Big Picture
Ziel: Gemeinsames Verständnis von CMO und FMO Big Pictures und damit verbundenen Aktivitäten
Ansatz: Time Boxing
Vorbereitung: Präsentation: Serverlink
Materialien: 2 Beamer, Moderationskoffer
Zeit (CET)ThemaHostInput und Vorbereitung erforderlich / VerantwortlicherErgebnis erwartet / VerantwortlicherTeilnehmer
09:30 – 10:00Einführung und Ziel der BesprechungMW Einführung – keine Vorbereitung erforderlich Alle Alle